кейс "Спартула"

О КОМПАНИИ:
SPAR - это крупнейшая в мире сеть супермаркетов, состоящая почти из 13 700 магазинов, обслуживающих ежедневно более 9 миллионов покупателей, с товарооборотом свыше 27 миллиардов евро. SPAR был основан в 1932 году в Голландии Адрианом ван Веллом. SPAR - это уникальное добровольное объединение независимых оптовых и розничных торговцев в 33 странах мира под одним именем. 200 Сотрудников работающие в портале

ЗАДАЧИ:
Перед нами была поставлена задача, объединить управляющий состав компании во всех филиалах и автоматизировать процесс документооборота в компании. Довольно распространённая задача, так как каждая компания работает с документами и есть множество процессов по утверждение, ознакомление и хранение документов. Требовалось написать бизнес-процесс, избавляющий работников компании от рутинных действий и сэкономить время, так как это самый дорогой ресурс.

Решение:

В первую очередь, нужно собрать максимум детальной информации, а именно как должен работать бизнес процесс. Следующий, очень важный этап, формализация бизнес процесса, чтоб понимать какие действия нужно делать. Финальным действием, уже идет создания и настройка бизнес процесса в Битрикс24.
Управляющий состав компания состоит из 200 сотрудников. Они хотели, чтоб все готовые договора и счета были согласованы в каждом подразделении. Мы настроили бизнес процесс с циклами, в котором сотрудник компании готовит документы, а старший сотрудник следит, чтоб все было правильно. Если документы соответствует всем требованиям, документ попадает к директору на финальное утверждение. После утверждения запускается следующий бизнес процесс по работе с клиентом.
Это только часть бизнес процесса на которым представлен цикл утверждение документа. Если документ не утвержден, то автоматически возвращается к предыдущему сотруднику на доработку. Таким же образом, с небольшими отличиями, бизнес-процесс проходит остальные этапы.

Результат:
После того как настроили бизнес процесс, существенно упростилась работа для всей компании, а именно, сократилось время на работу с документами, улучшилась логика хранения документов и сохранность данных. Выросла продуктивность работы всей компании.

Какие действия применялись для обучения и вовлечения пользователей?
По выполнению всех работ, мы провели курс обучения для сотрудников в формате вебинара (онлайн). Данный курс включал в себя основные инструменты для работы с Битрикс24. По окончанию курса мы отвечали на все вопросы, которые возникали у сотрудников.

Были ли сложности во внедрении?
Конечно да! Казалось бы, бизнес-процессы в Битрикс24 - мощнейший механизм, позволяющий автоматизировать все, что угодно. Но сложность заключалась в том, что согласование документов в данной сети многоуровневое, документов на согласование много и мы затратили очень большое количество времени на составление каждого из этапов бизнес-процессов.


Преимущества от внедрения:
· Выросла продуктивность компании.
· Появилось общий диск для хранения документов.
· Сократилось время согласования документов.
· Появилась канал коммуникаций среди руководящего состава.
· Внутренняя телефония с возможностью прослушивания звонков.