Битрикс24: BPM система: возьмите бизнес-процессы под контроль

BPM (Business Process Management) называется программа, которая придает бизнес-процессам более наглядную форму с целью повышения комфортабельности управления. По сути, программа представляет собой набор инструментов, благодаря которым происходит моделирование операционных, поддерживающих и управляющих процессов. После того как созданные модели будут внесены в CRM-систему, дальнейшее исполнение будет проводиться автоматически, участие человека будет минимальным.

Механизм запуска BPM достаточно простой: пользователю необходимо приготовить формальное описание бизнес-процесса, после чего создать блок-схему в Битрикс24. Помочь в этом может встроенный редактор, обладающий интуитивным интерфейсом. После внедрения пользователю останется только следить за исполнением и исправлять найденные неточности.

Порядок в бизнес-процессах

Сейчас в офисах много времени тратится на типовые задачи, которые сложно регламентировать и систематизировать: согласование документов, оплата счетов, звонки и т.д. Это те самые рутинные процессы, которые есть в работе каждого сотрудника. Однако без должной проработки процесса каждый сотрудник работает с этими задачами так, как он привык. Следует ли говорить, что такой хаос может легко навредить бизнесу? Очевидно, что без контроля и систематизации будет трудно уловить, когда задача начнет дублироваться, а клиентов с их проблемами и запросами будут пересылать из отдела в отдел без решений.

Решением на первый взгляд кажется поднятие дисциплины: сотрудники должны работать лучше, за плохую работу должен быть штраф. Однако такой подход поверхностный и приведет лишь к выгоранию и увольнениям. Для полноценного решения проблемы важно проанализировать бизнес-процессы и выявить провисающие участки. Сделать это можно так: опишите, как происходит нынешний процесс работы с клиентом – от поступления заявки и до предоставления услуги. После этого опишите «идеальный» вариант процесса. Сравните и найдите места, которые не совпадают. Эти места и следует улучшить при помощи Битрикс24.

Строим бизнес-процессы

Одним из основных преимуществ модуля BPM является его интуитивность и простота. Созданием и редактированием бизнес-процессов в нем может заниматься даже человек, который не имеет бизнес-образования и навыков в программировании.
CRM-система Битрикс24 предоставляет для этих целей визуальный редактор, в который можно добавить помощников. В этом редакторе следует создать правильный бизнес-процесс и утвердить его. Сам процесс создания очень прост – благодаря ряду имеющихся блоков (задача, уведомление, событие календаря и другие) следует создать цепочку элементов, которые будут отображать суть бизнес-процесса. Кроме того, в Битрикс24 есть и ряд готовых шаблонов – счета на оплату, модели обработки звонков, выдача наличных средств, согласование командировок и отпусков и т.д.

Быстрое внедрение

Еще одним важным моментом является тот факт, что бизнес-процесс готов к работе сразу после окончания настройки. При этом процессов может быть сколько угодно – Битрикс24 не ограничивает их число ни по количеству, ни по глубине и сложности.
Управление осуществляется согласно сценарию: действие начинается на стартовом событии, после чего идет по созданной цепочке и так до конца. Если в процессе необходимо будет создать задачи другим сотрудникам – система сделает это сама. Подобный подход способен значительно облегчить и сократить рутинные процессы, ведь Битрикс24 может рассылать уведомления, составлять отчеты, напоминать о звонках и т.д. и т.п. Список выполняемых задач огромен.

Показатели эффективности

Сам бизнес-процесс можно считать выполненным, если цель, ради которой этот процесс был поставлен, достигнута. А как проверить достижение цели? Это вполне можно исследовать по показателям KPI – обычно это численные показатели количества операций, роста продаж, длительности договоров и т.д.
Измерение показателей доступно в Битрикс24. Планируемые результаты можно внести в систему и она сама будет отслеживать качество работы сотрудников. Отчеты будут регулярно отправляться руководителю.

Контроль работы

Чтобы не дать пользователю запутаться в имеющихся процессах, система группирует их в специальном разделе. Найти нужный процесс будет достаточно просто и займет не более минуты.
Каждый бизнес-процесс размещен на отдельной карточке, которая содержит все необходимые данные: участников, течение процесса (выполненные и текущие задачи), даты запусков и т.д. Все данные об изменениях статуса – как планового, так и непланового, фиксируются, а потому руководитель сможет получить подробную информацию о том, какие этапы процесса проходят как надо, а какие тормозятся и кто именно срывает сроки. В случае, когда выявлена невозможность выполнения (к примеру, задача слишком обширна для одного сотрудника), бизнес-процесс можно легко отредактировать – на это уйдет всего пара кликов.

Не только бизнес-процессы

Битрикс24 – это не просто инструмент, способный автоматизировать ряд действий. Это настоящий корпоративный портал, содержащий в себе огромный функционал и возможности. Тайм-трекеры, HR-инструменты, система создания сайтов, виртуальный WhatsApp – это лишь часть имеющихся модулей.
Хотите, чтобы эта система работала и в вашей компании? Мы готовы вам в этом помочь.
Компания Dial является золотым международным партнером 1СБитрикс. Уже более 5 лет мы распространяем эту CRM на территории России и Канады. Сейчас мы оказываем полный спектр услуг по внедрению системы в российские компании: от установки до обучения сотрудников и последующей поддержки. Мы делаем все быстро и качественно – об говорят наши клиенты. Поэтому, если вы заинтересованы в установке в своей компании CRM-системы – обращайтесь. Мы поможем вашей компании сделать шаг вперед.