Tilda Publishing
Международный интегратор
En
Статья блога

Электронный документооборот в Битрикс24

В вашей компании не налажен документооборот? Поиск нужных бумаг занимает много времени, а документы, отправленные на согласование, не возвращаются неделями (если вообще возвращается, а не теряются)? Эти проблемы позволит решить программа для построения электронного документооборота, входящая в CRM-систему Битрикс24.
Распечатки устарели, и вы это знаете
Раньше, когда компьютеры и интернет были не так распространены, распечатанный документ был единственным возможным вариантом. Если приказ не был напечатан, его просто не существовало. Однако времена изменились и технологии шагнули далеко вперед. Сегодня большое количество распечаток лишь вредит бизнесу. Подумать только, стоит отвлечься на секунду и положить лист не в ту папку – и все, возникнет путаница, которая может легко испортить несколько документов и убить половину рабочего дня.
Именно для недопущения таких ситуаций и вводится электронный документооборот. Помимо очевидных плюсов (снижение затрат на бумагу, экономия места), технология позволяет быстрее осуществлять поиск необходимых бумаг и систематизировать их по нескольким критериям.


Создать архив электронных документов и автоматизировать рутинные процессы позволит CRM Битрикс24. Алгоритмы системы самостоятельно зафиксируют все входящие документы, рассортируют их в необходимые папки, разошлют оповещения сотрудникам и предоставят необходимым людям доступы. Битрикс24 имеет несколько алгоритмов, отвечающих за делопроизводство. Благодаря такому многообразию руководителям доступна максимально гибкая настройка – они могут наладить цепь согласований, распределить полномочия между сотрудниками, присвоить права. Такие настройки позволят значительно ускорить работу и автоматизировать целый ряд процессов – оплату счетов, оформление отпусков и командировок, увольнений, повышений и т.д.

Организация документооборота


CRM Битрикс24 позволит значительно уменьшить время, затрачиваемое на подготовку и редактуру документов, повысить скорость принятия управленческих решений, увеличит уровень защиты информации, а также поднимет дисциплину у исполнителей.
Больше никаких бесконечных папок и тонн бумаги. Чтобы найти нужное письмо, счет или любой другой документ, вам следует только набрать название заголовка или ответственного сотрудника и нажать на кнопку «поиск».

Контроль документооборота


Модуль управления электронным документооборотом позволяет настроить процессы таким образом, что для согласования документов больше не будут требоваться бумажные копии. Сотрудникам больше не надо будет ходить по кабинетам и дожидаться ответственных лиц, чтобы получить заветную подпись и печать. CRM-система Битрикс24 позволит отслеживать каждый этап процесса, каждую позицию письма или договора. Вам нужно всего лишь запустить бизнес-процесс на обработку файла и все – алгоритм сам протолкнет запрос на одобрение к нужным людям. Вы вполне можете заниматься другими рабочими задачами – как только документ будет одобрен всеми ответственными лицами, система отправит уведомление. Если же одобрение застопорится, всегда можно отследить этап ступора – кто и по какой причине задерживает работу с документом.
Обработка файлов также может содержать различные опции и сценарии: возможность двухэтапного согласования, постановка вопросов на голосование, утверждение со статусами и т.д.


Совместное редактирование


Возможности CRM-системы Битрикс24 позволяют избежать очередей в плане редактирования документов. Сейчас все сотрудники, способные редактировать документ, могут это делать одновременно. Система фиксирует любые изменения в файле и позволяет откатываться на предыдущие версии одним кликом. Это позволяет значительно снизить угрозу потери информации. При этом все документы будут находиться в рабочем пространстве и злоумышленникам будет сложнее получить к нему доступ – в этом документы сервиса Битрикс24 выигрывает у открытых текстовых редакторов вроде Google, хотя доступ к документам CRM также может осуществляться через браузер или мобильное приложение
Конечно же, Битрикс24 – это не только модуль для создания электронного документооборота. Это огромный корпоративный портал, подходящий для решения большого числа задач. Если вы хотите внедрить автоматизацию в свой бизнес, а заодно получить множество полезных инструментов для упрощения работы, задумайтесь о том, чтобы подключить CRM-систему Битрикс24 к вашему предприятию.
В свою очередь наша компания поможет вам это сделать максимально быстро и качественно. Мы – компания DialWeb – являемся международным золотым партнером 1СБитрикс и уже более 5 лет занимаемся распространением этой CRM. У нас налажен процесс и есть опыт подстройки системы под разные виды бизнеса. Мы обучаем сотрудников и при желании можем полностью заняться автоматизацией бизнес-процессов. Обращайтесь к нам – и вместе мы поможем вашей компании сделать шаг вперед.