Что такое бизнес-процессы, как их создать и настроить в Битрикс24

Если говорить совсем просто, то бизнес-процессами называются алгоритмы обработки документов. Данные алгоритмы должны обязательно учитывать точки входов и выходов на документ, особенности обработки, последовательность шагов и действий в процессе.
Соответственно, для понимания бизнес-процессов и логики их работы мы должны учитывать, что они имеют три вышеназванных составляющих:

Точку входа. Тот момент, когда документ создается или заносится в базу.
Точку выхода. Состояние документа после проведенной обработки.
Алгоритм. Набор действий, имеющий определенную последовательность. Именно алгоритм определяет точку выхода.

Бизнес-процессы в CRM

В CRM-системе Битрикс24 существует несколько видов бизнес-процессов. Рассмотрим их подробнее.
1. Общие
В них входят самые типовые процессы, которыми в компании пользуются чаще всего. К таким относятся отпуска, счета на оплату, больничные и т.д. Найти их можно в меню «Компания» - «Процессы».
2. Мои процессы
В это подменю входят процессы, в которых пользователь является действующим лицом. В блоке представлен список, который можно отсортировать по разным параметрам. Имеется возможность увидеть как сразу все бизнес-процессы, так и только активные. Блок находится в меню «Бизнес-процессы» - «Мои процессы».
3. CRM и бизнес-процессы
Основная вкладка, о ней речь пойдет дальше. Пока остановимся на том, что найти ее можно по адресу «CRM» - «Настройки» - «Автоматизация» - «Бизнес-процессы».

Цели и задачи бизнес-процессов

Основной целью бизнес-процессов в CRM-системе Битрикс24 является правильная организация и оптимизация рабочих процессов. Достигнуть этой цели бизнес-процессы позволяют с помощью нескольких основных направлений работы. Правильно настроенные БП могут:

избавлять сотрудника от ряда простых операций (тем самым экономя его время);
напоминать сотруднику о необходимых действиях в том или ином процессе;
автоматически составлять отчеты;
оказывать сопровождение процесс работы.

При этом следует сказать, что каждому сотруднику не обязательно понимать весь процесс работы бизнес-процесса. Для корректной работы важно, что человек выполнял свою задачу и отвечал за конкретный участок работы – выполнял все требования в срок и без ошибок. При таком подходе CRM-система без значительных усилий сможет автоматизировать и ускорить работу как отдельного отдела, так и всей компании.

Создание бизнес-процессов

В системе Битрикс24 имеется визуальный конструктор бизнес-процессов – инструмент, позволяющий просто и понятно автоматизировать большинство процессов в компании. Открыть этот инструмент можно через подраздел «Живая лента» – в нем нужно выбрать вкладку «Еще», а затем войти в «Процессы». Там необходимо нажать кнопку «Создать новый процесс».

Откроется окно конструктора, в котором создаются все основные схемы и обозначаются операции. Для управления имеются три вкладки:

Настройки. В ней можно задать основные характеристики процесса – наименование и описание, картинку и т.д.
Подписи. Вкладка отображает подписи к разделам и элементам процесса.
Доступ. Здесь настраиваются права доступа сотрудников к создаваемому процессу. Создатель процесса в праве разрешить работать и\или изменять процесс как конкретному сотруднику, так и всему отделу. Также возможно добавить различные права для подотделов.

После завершения настройки следует нажать на кнопку «сохранить», чтобы созданный процесс появился в списке процессов компании. Также можно продублировать эту новость в «Живой ленте» – для этого следует поставить специальную галочку в поле сохранения.

Настройка бизнес-процессов

Настроить бизнес-процессы в Битрикс24 можно, используя блок-схемы, прописывающие логику действий. Для точной настройки следует перейти в список созданных процессов из живой ленты. Там следует нажать на шестеренку напротив нужного процесса и выбрать пункт «настроить параметры». Все доступные параметры отобразятся в данном окне.

В настройках можно изменить параметры конфигурации – время и срок действия, доступы, этапы согласования, шаблоны и т.д. После изменения настроек следует нажать на кнопку «сохранить».

Преимущества автоматизированных бизнес-процессов

Некоторые могут подумать, что бизнес-процессы следует настраивать только крупным компаниям, в которых много сотрудников и отделы тесно взаимосвязаны. Однако это не так – самую большую выгоду бизнес-процессы несут как раз средним и малым предприятиям. В отличие от крупных компаний, эти фирмы имеют ограниченное количество бизнес-процессов, а потому автоматизация даже некоторых из них приведет к солидной экономии времени. В крупных компаниях же необходима масштабная оптимизация, чтобы эффект был заметен.
Вкратце, автоматизация бизнес-процессов необходима компаниям, которые хотят:

оптимизировать постоянные задачи;
снизить влияние человеческого фактора в работе;
сэкономить время и силы при управлении (в этом поможет прозрачная линейка ответственных лиц – в случае сбоев сразу становится понятно, на ком процесс застопорился).

Инструментарий Битрикс24 позволяет создавать как простые, так и сложные многоступенчатые процессы с множеством согласований и уровней (иными словами, в CRM можно создать процессы для любой компании, независимо от размера).
Однако для их правильной работы необходима настройка, которая далеко не всегда является простой. Для того, чтобы создать качественную схему бизнес-процесса, следует изучить рабочий процесс, понять его логику, выявить всех согласовывающих и принимающих лиц.
Конечно, вы можете заняться этим самостоятельно, однако если у вас нет времени на это, мы будем рады вам помочь. Наша компания является золотым международным партнером 1С Битрикс с опытом внедрения уже больше 5 лет. Наши специалисты быстро и качественно проанализируют ваш бизнес и предложат оптимальное решение для его оптимизации. Свяжитесь с нами для получения подробной консультации.