Задачи в CRM Битрикс24

Задачи в CRM являются основным инструментом для планирования и контроля работы сотрудников фирмы. Конкретно в CRM-системе Битрикс24 присутствует достаточно гибкая система управления задачами. Она позволяет:

следить за временем, занятостью и качеством работы подчиненных;
осуществлять менеджмент проектов;
использовать шаблоны для создания регулярных или периодических заданий для сотрудников;
ставить персональные и групповые задачи и распределять сроки по ним;
отслеживать общую картину работы компании.

В этой статье мы рассмотрим основные принципы работы с задачами, доступными в системе Битрикс24.

Как поставить задачу?

Постановка задачи, назначение ответственных и контроль этапов осуществляется через специальный раздел в меню «Проекты». Для составления новой задачи следует перейти в этот раздел и нажать кнопку «Добавить» или же использовать значок молнии для быстрой генерации.
После нажатия откроется новое окно, в котором следует:

написать название задачи;
выявить цель, сформировать ТЗ;
определить приоритетность процесса;
назначить ответственных;
определить сроки.

Нижний левый угол содержит опцию сохранения настроек как готового шаблона. Благодаря этому можно сделать шаблон – это будет удобно при управлении регулярными процессами.
Быстрая постановка несложных задач возможна через использование экспресс-форм. Они активируются при нажатии кнопки молнии. В открытом окне задается имя и описание проекта, после чего можно сделать объединение процессов в рамках других проектов. Напротив названия задачи следует ввести крайний срок и указать ответственных сотрудников.

Дополнительные настройки

Отдельное внимание следует уделить дополнительным настройкам, предоставляющим дополнительный функционал типовых задач. В Битрикс24 с использованием подменю «Дополнительно» возможно:

связать задание с проектом или группой;
поставить учет времени для процессов с дедлайном;
создать напоминание ответственному лицу через сообщение или электронную почту;
добавить подзадачу, определить регулярность процесса;
обозначить теги;
выбрать проект CRM, в котором будет отображен назначенный процесс.

Также при работе с описанием процесса можно создать чек-лист, а в процессе выставления сроков – поменять логику обработки задания - к примеру, разрешить исполнителю изменить сроки, добавить в избранное и т.д.
Все задачи, создаваемые в системе, взаимодействуют с рядом других функций, имеющихся в Битрикс24. Так, созданные задачи автоматически вносятся в рабочие группы, а также в обсуждения. Задачи с обозначенным сроком заносятся в календари (как глобальный, так и персональный) для ответственных сотрудников.

Роли сотрудников при выполнении задач

Выполнение заданий предполагает введение ролей для сотрудников. Битрикс24 предлагает 4 типа участников бизнес-процесса:

Постановщик – сотрудник, ставящий задачу, а также контролирующий ход ее выполнения. Этот человек также курирует и администрирует процесс. Постановщик также назначает создателя заданий и наблюдателей.
Ответственный – лицо, выполняющее основную работу по задаче, а также отвевающее за качество и дедлайны. В зависимости от прав, предоставленных постановщиком, ответственный сотрудник может добавлять соисполнителей, менять статусы и сроки заданий.
Соисполнитель – лицо, назначенное в помощь имеющемуся ответственному лицу для выполнения сложных или многоэтапных поучений. Такие помощники могут оставлять комментарии, корректировать чек-лист, ставить ссылки и документы.
Наблюдатели – сотрудники, имеющие возможность отслеживать проект, но не имеющие возможность влиять на его выполнение. Наблюдатель может оставлять комментарии. В большинстве случаев наблюдателем является, руководитель проекта.

Распределение ролей осуществляется в настройках задания, сразу после описания. Для этого необходимо нажать на кнопку с названием роли и активировать ее. Важно отметить, что роли ответственного и постановщика могут иметь только по одному человеку.

Меню задач

Основное меню CRM-системы Битрикс24 размещено в верхней вкладке раздела. Там отображен базовый инструментарий, а также имеются функциональные кнопки, различные для каждого раздела. Дополнительный функционал размещен во вкладке «еще».
В меню имеются следующие инструменты:

Проекты. В этом разделе отображены проекты, к которым имеет доступ сотрудник. Вкладка показывает количество имеющихся у сотрудников поручений, текущую стадию работы над задачей, эффективность сотрудника и т.д.
Канбан. Доска показывает этапы задачи согласно пройденным стадиям. Инструмент позволяет оптимизировать работу и упростить контроль по задачам.
Эффективность. Показывает средний показатель качества работы на каждого работника. Расчет осуществляется при помощи подсчета завершенных, текущих и просроченных задач.
Приложения. Раздел ведет на Маркетплейс Битрикс24. В нем пользователь может скачать необходимые приложения для расширения функциональности портала. В наличии широкий выбор инструментов для автоматизациии, большое количество интерактивных помощников и т.д.
Занятость. Скрытый по умолчанию элемент. Отображает график со сроками выполнения задач на каждого сотрудника. Данные из графика можно сортировать по типу задач, отчетных поручений, ответственному лицу и т.д.
Отчеты. Также скрытый элемент. Его задача – предоставить руководителю отчет по любому действию, совершенному в CRM. По умолчанию Битрикс24 готов предоставить пользователю шесть видов отчетов, однако имеющийся инструментарий позволяет значительно расширить данную категорию. Доступна функция импортирования.
Шаблоны. Инструмент позволяет создавать периодические и регулярные задачи. Доступные инструменты позволяют быстро разрабатывать шаблоны по готовым сценариям, а также автоматизировать процессы.
Корзина. Раздел, в котором хранятся удаленные задачи. По желанию содержимое корзины можно либо полностью удалить, либо восстановить. Главный администратор может получить доступ к корзине каждого сотрудника.

Задачи в Битрикс24 позволяют создать алгоритм и с его помощью автоматизировать ряд задач – к примеру, поставить определенную очередность выполнения, настроить создание дополнительных задач по результатам текущих и т.д.
Также каждый сотрудник может настроить индивидуальное меню под себя лично. Во вкладке «еще», нужно выбрать вкладку «настроить меню».

Статусы задач

В шапке раздела, в левой части от задач размещены статусы. Верхняя строка отвечает за этапы, которые проходит исполнитель во время работы с задачами. Логика для работы используется следующая:

Делаю. Это раздел, в котором отображено количество активных текущих поручений для исполнителя.
Помогаю. Данный раздел показывает, в скольких задачах сотрудник является соисполнителем.
Поручил. Раздел определяет задачи, которые сотрудник поставил другим сотрудникам.
Наблюдаю. Раздел, показывающий в скольких задачах работник выбран наблюдателем.

Каждая вкладка имеет свои индикаторы.

Итоги

CRM-Битрикс24 предоставляет широкий спектр инструментов для работы над каждым проектом. Правильная настройка задач позволит облегчить контроль над сотрудниками и создать автоматизированную цепочку поручений.
Если вы хотите использовать подобный инструментарий в своей компании, то можете смело обращаться к нам. Компания DialWeb уже более 5 лет распространяет CRM-систему Битрикс24 в России и за рубежом. Мы – золотой партнер 1С Битрикс и потому наши специалисты смогут профессионально внедрить и настроить эту CRM именно под ваши задачи. Остались вопросы – свяжитесь с нашими специалистами. Мы обязательно поможем вашей компании сделать шаг вперед.