Задачи и проекты в Битрикс24

Функциональный инструмент в Битрикс24 с большим количеством различных настроек – «Задачи и проекты». В статье мы расскажем, как грамотно настроить этот инструментарий, и тем самым оптимизировать работу компании.
При помощи нового инструмента «Эффективность» можно объективно оценить работу каждого сотрудника за определенный период. Для этого необходимо провести анализ следующих показателей:

«Всего в работе». Созданные или закрытые задачи за текущий период, в которых сотрудник является исполнителем и соисполнителем.
«Замечания к задаче» – все просроченные задачи сотрудника, где он поставлен исполнителем или соисполнителем. Одна и та же задача может быть просрочена несколько раз, что отображается в «Замечаниях», а неисправленные будут перенесены на следующий период.
«Средняя эффективность» – отношение показателей «Замечания к задаче» и «Всего в работе». Этот показатель используется для построения KPI отдела или сотрудника.

Работа с задачами

При создании Битрикс24 по умолчанию открыт режим «Список» в режиме «Мой план». Для удобства все задачи разделены по ролям: постановщик, ответственный, соисполнитель и наблюдатели. У каждой роли есть счетчики, которые сигнализируют, что задача требует внимания (просроченные, требующие контроля, без срока и просроченные).
В «Списке» есть вкладки «Поиск» и «Фильтр». В «Фильтре» можно добавлять поля по своему усмотрению. С помощью «Поиска» можно найти задачи по определенному сотруднику или направлению.

Этапы создания задач

Для добавления новой задачи нужно перейти в «Канбан» и нажать кнопку «Добавить задачу». В форме новой задачи в меню заполняются:

Краткая тема.
Описание редактируется по своему усмотрению. Объем символов неограничен. К задаче можно прикрепить файлы, картинки макеты. В описании можно создать документ, таблицу или презентацию, используя Google Docs. Если задача состоит из нескольких этапов (подзадач) создается пункт «Чек-лист».
Ответственный.
Постановщик.
Соисполнители.
Наблюдатели.
Крайний срок (время и дата выполнения).

Дополнительные настройки можно использовать при планировании времени. Для этого их достаточно отметить галочкой:

Разрешить ответственному менять крайний срок.
Пропустить выходные и праздники, время выполнения будет автоматически продлено на эти дни.
Принять работу после завершения (постановщику придет уведомление, нужно будет проверить правильность выполнения и нажать «Подтвердить»).
Добавить в «Избранное».
Добавить в план рабочего дня.

Какие еще дополнительные настройки можно отметить?

Привязать задачу к определенному проекту.
Поставить напоминание.
Проставить теги для удобного поиска.
Добавить пользовательские и стандартные поля.
Добавить связанную задачу.

Внесенные изменения сохраняются, и только после этого задача появится в «Канбане». Как только сотрудник начинает ее выполнять, постановщику приходит уведомление об этом.
Поставить задачу и назначить ответственных может только сотрудник, обладающий правами администратора, чаще всего это руководство.

Как поставить задачу специалисту, которого нет в Битрикс24, без приглашения его в портал?

По e-mail. Создается задача по приведенному выше порядку, в поле «Ответственный» вносим адрес электронной почты специалиста. Слева, рядом с личными данными появится конверт, это означает что сотрудник почтовый, то есть «удаленный». Специалисту придет письмо, в котором будет кнопка «Перейти к задаче» и откроется форма. Комментарии и ответы исполнителя посылаются также по почте, и они будут отображаться в Битрикс24.
Межпортальные задачи. Аналогично ставится задача и в этом случае, только в графе «Ответственный» вводится фамилия и имя специалиста с другого портала. Появится кнопка «Искать в «Битрикс24» Network» и дальнейшие настройки аналогичны, специалист будет работать над задачей в своем портале.

Откуда еще можно поставить задачу?

«Живая лента» создать задачу можно из сообщения или комментария из «Живой ленты». К посту прикрепляется сообщение «Задача создана» со ссылкой на нее.
Корпоративный чат. Из чата, где обсуждаются рабочие вопросы, из соответствующего сообщения можно поставить задачу. Нажимаем на галочку возле него и отмечаем соответствующий пункт.
Почта. В профиле пользователя есть специальных адреса: пересылать письма или другие действия (создать сообщение в «Живой ленте» или задачу). Копируется адрес и переносится в почтовую программу. При пересылке письма на этот адрес задача будет создаваться автоматически.
Чат с клиентом. Можно поставить задачи из сообщений клиентов из открытых линий и каналов в «ВКонтакте» и они привязываются к диалогу с клиентом.

Режимы работы с задачами

«Мой план» – задачи сортируются по важности и стадиям. Стадии устанавливаются по умолчанию, но через «+» можно добавить свою, выбрать ее цвет.
«Канбан» – работа с проектами. На портале можно создать проект или отдельно группу по нему.

Шаблоны

Для повторяющихся задач актуально создание шаблонов. После настройки задачи будут ставиться автоматически в заданное время.
Создаем шаблон:

Добавляем новую задачу и вводим название.
В графе «Дополнительно» выбираем «Повторяемость» и отмечаем «Сделать задачу регулярной». Заполняются необходимые поля: период и время автоматической постановки.

Шаблон можно редактировать, добавить описание или картинку. Повторяемость можно снять или удалить задачу.

«Битрикс24» – не только «Задачи и «Проекты»

В Битрикс24 все инструменты взаимосвязаны, и вам не придется переключаться между разными сервисами, что намного упростит работу не только сотрудников, но и компании в целом. Начать работать в программе можно сразу после регистрации, для этого не потребуется устанавливать ПО.
Решили установить «Битрикс24», но не знаете, как это сделать правильно. Обратитесь в digital-агентство DIAL, наши специалисты быстро и грамотно настроят и подключат программу.